יום ראשון, 29 בנובמבר 2015

7 ההרגלים של אנשי תוכנה אפקטיביים במיוחד! (חלק א)

מעט ספרי ניהול יכולים להתהדר בקונצנזוס מוחלט של התעשייה לגביהם: כאלו שכולם מעריכים, מצטטים, ונוטים לחזור אליהם כ reference. אחד מהספרים המעטים הללו הוא הספר The 7 habits of Highly Effective people מאת סטפן קווי (Stephen R. Covey).

הספר, שנכתב במקור ב 1989 (מהדורה מחודשת אחרונה שלו יצאה ב 2013), מכבב בד"כ ברשימות "ספרי הניהול המשפיעים ביותר בעולם". הוא תורגם ל-40 שפות, ואפילו ביל קלינטון בהיותו נשיא - הזמין את קווי לייעץ לו כיצד ליישם את תובנות הספר טוב יותר על עצמו.

האם זהו "ספר ניהול", ולכן בהגדרה איננו "קשור" למהנדסי תוכנה (לא מעונבים)? בוודאי שלא!
להגביל את עצמנו לספרי הנדסת-תוכנה כמקור ידע והתפתחות - זה יהיה מאוד לא אפקטיבי!


נתחיל בשם הספר: "7 ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד", אני רוצה לתת כמה דגשים:

7

ציון מספר (לא גדול) בכותרת של ספר או מאמר זו דרך מצוינת לקסום לאנשים ולעודד אותם להתעניין בו: "היי אני לא מגילה בלתי נגמרת! כולה x חתיכות לא גדולות של תוכן. תוכל אפילו לעבור עליהן בזריזות להתרשמות מהירה" - הוא מסר שמקל מאוד על תחושת הקלות לעיכול של החומר.
כאשר התוכן קל וזמין יותר לעיכול - סביר יותר שנצרוך אותו בפועל.
קווי הוא (גם) אמן שיווקי. מאז כתיבת הספר "שבעת ההרגלים" הוא הוציא ספרים רבים מסביב לאותם רעיונות, פתח ורכש חברת ייעוץ, ואפילו כתב אח"כ ספר שנקרא "ההרגל השמיני" (מזהים כאן איזה פוטנציאל עסקי?!).
בכל זאת, אני חושב שהספר הוא מוצלח וחשוב, ואני שם בצד את הרקע שלו - שהוא לא הרקע האידאלי לרצונותי.


הרגלים

שימו לב: כ 40-50% מהפעולות שאנו עושים מידי יום הן כתוצאה מהרגל ולא החלטה [א], הרגל הוא כמו החלטה אוטומטית עבורנו, ואם ההרגל הוא טוב - אזי "נזכה" בהחלטות אוטומטיות טובות (כנ"ל ההיפך).
בניית הרגל הוא תהליך בפני עצמו (אפרט בהמשך), אך הדגש הוא שאנשים אפקטיביים במיוחד הם כאלו בזכות כך שיש 7 דברים שהם עושים בצורה תדירה.
רבים מקוראי הספר של קווי, למדו את שבעת הכלים שהוא מציג, אך לא הפכו אותם להרגלים - מה שמותיר אותם במצב של בעלי "התקפי אפקטיביות", אך הם עדיין לא אנשים "אפקטיביים במיוחד".


אפקטיבי

לצורך הפוסט אשתמש במינוחים הבאים:
  • יעיל (efficient) - משתמש במינים של משאבים בכדי להשיג תוצאה רצויה (מצב טוב).
  • אפקטיבי (effective) - משיג תוצאה רצויה, בעזרת פעולה מחוללת שינוי (מצב טוב יותר!)
המנהל היעיל, עוקב כל יום אחרי העובדים שלו ומנחה אותם אילו משימות לעשות. הוא עובד עם אקסלים קצרצרים, מספק הוראות מינימליות אך ברורות - בצורה היעילה ביותר האפשרית (כל עוד ממשיכים בקו עבודה זה).

המנהל האפקטיבי - מספק לעובדים שלו יעדים ברורים, וכבר לא צריך לעקוב אחרי כל משימה. הוא שינה את כללי המשחק, והגיע לרמת יעילות טובה יותר מזו שנראתה אפשרית, עד קודם לכן.

זה אירוע יפיפה בו מצליחים לשנות את כללי המשחק ולעשות בפחות מאמץ (שוטף) - הרבה יותר.







בעולם העבודה, אנשים שונים מגיעים להישגים שונים. הרבה אנשים עובדים קשה, אבל חלק מהם מצליחים להגיע להישגים גבוהים בהרבה, ובתנאים דומים.

כשאנו מעריכים הישגים של אנשים, אנו נוטים הרבה פעמים להתמקד בתשומה (למשל: שעות עבודה / הפגנת מאמץ) - מדד שקל למדוד, במקום להתמקד בתפוקה (תוצאות) - מדד שקשה למדוד אותו.
בכל זאת, אני מניח שכולנו מכירים את הסיטואציה בהם אדם חדש בתפקיד מצליח להשיג התקדמות גדולה שלא ניתן להכחיש אותה (גם אם אין סקלה מספרית מדויקת לתיאור התוצאה) / או לחלופין: מצב שבו שני אנשים מקבילים באותו התפקיד, אבל אדם אחד משיג הרבה יותר.

בהינתן אותה כמות השקעה, ואותה השכלה (2 מדדים מאוד מקובלים לחיזוי הישגים בעבודה) - כיצד זה קורה? מה עוזר לאותם אנשים להשיג משמעותית יותר - באותה הסביבה ועם אותם הכלים?

ברוב המקרים, זה לא בהכרח כמות הניסיון, לא כמות אינטליגנציה, וגם לא כמות מוטיבציה (אף על פי שלכל אחד מאלו בהחלט יש תרומה משמעותית!). זה משהו אחר - באופן ההתנהלות. האם זה משהו שניתן ללמוד?


הרגל ראשון: נקיטת יזמה (AKA[ב] התמודדות עם נסיבות מכשילות)


משמעות ההרגל של "נקיטת יזמה" עשוי להישמע דיי פשוט: טוב יותר לנקוט יזמה מאשר להתנהג בצורה ריאקטיבית.

כל זה טוב ויפה, בתיאוריה. במציאות - יש נסיבות שמקשות עלינו לקחת יזמה, וההבדל הוא כנראה כיצד אנו מתמודדים עם הנסיבות הללו.

האם אנחנו ריאקטיבים או פרואקטיביים? - ניתן לבחון זאת בעזרת השפה בה אנו משתמשים.
  • שפה ריאקטיבית: "אי אפשר לעשות את זה", "הם לא יסכימו", "כל עוד הוא שם - זה לא יקרה".
  • שפה פרואקטיבית: "מה אפשר כן לעשות?", "אנסה לשקף להם את הצורך", "כיצד ניתן לעבוד איתו?"

זה הפשט. ההבדלים בין שפה ריאקטיבית ופרואקטיבית ממשיכים למחוזות הרבה יותר אישיים ורגשיים.

הערה: פה אני נכנס לנושא מאוד "רך" / שאינו מוגדר היטב ושאינו טיפוסי לבלוג. נכון.
  • שפה ריאקטיבית: "הוא מוציא אותי מדעתי", "זה חייב להיות", "כזה אני... בהיתן מצב כזה - אני לא אתפקד", "אין לי זמן".
  • שפה פרואקטיבית: "אני הוא זה ששולט ברגשותי", "זה מה שאני רוצה שיהיה", "יש לי עוד אלטרנטיבות", "הזמן הוא מוגבל, אך אני יכול לתמרן".

הבדל מהותי בין חשיבה ראקטיבית לפרואקטיבית הוא ייחוס המגבלה:
אם המגבלה היא חיצונית (אנשים אחרים, זמן, סיטואציה, קושי) - אזי אנו "חוסמים" את עצמנו מנטלית מלהתמודד איתה, וכך "מרשים לעצמנו" להיעצר.
אם המגבלה היא פנימית (זה אני, וההחלטות שלי), יש לנו מרחב תמרון גדול הרבה יותר, ואנו יכולים להתקדם: אנחנו יכולים לבחור לא להיפגע, אנחנו יכולים לבחור באלטרנטיבת פעולה אחרת (ביטול ה"חייב"), עם ההשלכות שיש לה, וכו'.


אלמנט שמשפיע על ייחוס המגבלה הוא הדרך שבה אנו מעריכים את עצמנו.

האם אנו מעריכים את עצמנו ע"פ אמירות של אחרים, או ע"פ הערכה פנימית המבוססת על התבוננות לאורך זמן?

אמירות של אנשים אחרים הן לעתים קרובות שטחיות, מוגזמות ומתייחסות ל"צילום" נקודת זמן מאוד ספציפית:
  • "וואי.... אתה גאון"
  • "אתה לא מבין שום דבר"
  • "הוא תמיד מאחר"
  • "ב sometech - הוא יודע יותר טוב מכולם. נקודה."
ההתבססות על אמירות כאלו לביסוס הדימוי העצמי שלנו הוא כמו לנסות לדמיין כיצד אנו נראים בהתבסס על חדר המראות המעוותות בלונה-פארק: פעם אנחנו שמנים, ופעם רזים, פעם עם פנים מתוחות, ופעם עם עין אחת בלבד.

אמירות של אנשים אחרים, לעתים קרובות, משליכות חולשות ודאגות שלהם - הלאה.
אם נתבסס עליהן בכדי להחליט מה אנחנו יכולים לעשות, ומה אנחנו לא יכולים לעשות, מה בשליטתנו ומה לא - סביר הרבה יותר שננטה לחשיבה ריאקטיבית.

חשיבה פרואקטיבית מאמצת את העיקרון שאנו שולטים על הרגשות שלנו, ועל ההחלטות שלנו: זה מרחב התמרון, והוא משתנה בעקבות הסביבה החיצונית - כמובן, אך לא נחסם. אנו יכולים להחליט כיצד לקבל דברים, ואנו יכולים להחליט על דרכי פעולה שונות.

לזכות החשיבה הראקטיבית ניתן לומר שהיא יותר יעילה (efficient): מצב של התלוננות הוא חסכוני יותר במשאבים רגשיים.


ע"פ מודל שמתואר בספר, ניתן לצייר את הדברים שמדאיגים / מטרידים אותנו כמעגל - מעגל הדאגה. חלק מהדאגות - אין לנו מה לעשות איתן, הן מעבר ליכולתנו (אולי בידי שמיים, ואולי בידי סמכות אחרת בארגון, וכו'...). חלק אחר מהדאגות - אנו דווקא מאמינים שיש לנו יכולת השפעה עליהן (להלן מעגל ההשפעה).



אנשים אפקטיביים מקדישים יותר מזמנם למעגל ההשפעה מאשר למעגל הדאגה.
במילים פשוטות: "מעלים רעיונות מה ניתן לעשות, במקום להתלונן".

מכאן, יש מחזור של העצמה:
  • אנשים שמתמקדים במעגל ההשפעה מצליחים אכן להשפיע יותר, וכך הם מאמינים יותר ביכולת שלהם להשפיע. גם אחרים מסביב מאמינים יותר ביכולת שלהם להשפיע. זה גורם להתרחבות מעגל ההשפעה.
  • אנשים שמתמקדים מחוץ למעגל ההשפעה, מקדישים זמן רב לתלונות והאשמות - ועם הזמן נוטים להאמין פחות ביכולת שלהם להשפיע. כך גם הולכים ומאמינים אנשים אחרים מסביבם. מעגל ההשפעה שלהם - קטן.
הבהרה: כשאני מדבר על מעגל השפעה גדול יותר, הכוונה למרחב גדול יותר של דאגות שאני מאמין שאני יכול להשפיע עליהן.

היכולת להתמודד, כהרגל, עם נסיבות מכשילות - היא נקודת עוצמה להיות אדם אפקטיבי יותר.



הרגל שני: "התחל בחשיבה על סוף-דבר"(AKA התמקדות בתוצאות, לא במעשים)


"דבר מאוד לא אפקטיבי, הוא לכרות בצורה יעילה (efficient)... את היער הלא נכון."
אנשים אפקטיביים הם אלו שמכוונים לעשות את הדברים "הנכונים".

זו עצה קצת נאיבית בפני עצמה... כיצד יודעים מהם הדברים "הנכונים"?
"אם תבחן בתשומת לב את הדברים שהיית רוצה שיאמרו עליך בהלווייתך, יתברר לך כיצד אתה מגדיר את ההצלחה" - היא מטאפורה, שקשה לשכוח, מהספר.

לתרגום מעשי יותר לסביבת העבודה, הייתי אומר "אם בעוד שנה תשב ותיזכר במה שעשית בשנה האחרונה, מה היית רוצה לזכור?".

שם ההרגל במקור הוא Begin with the End in Mind.


הספר מציין מחקר של בחור בשם Dr. Charles Garfield (מאוחר יותר הוציא את הספר "Peak Performers") שעקב אחרי ספורטאים ואנשי-עסקים מצטיינים. כמעט כל המצטיינים ידעו לתאר את "תמונת הניצחון שלהם". כלומר: הייתה להם מטרה ברורה ומוגדרת - שעזרה להם להתמקד.

העיקרון שהספר מנסה להעביר כאן הוא שיצירה גשמית, מתחילה קודם כל ביצירה תודעתית-אישית. ("Mental creation precedes physical creation")

"לעבור עוד שנה במקום העבודה ולעשות מה שהמנהל שלי מבקש" היא לא מטרה ממוקדת.

מקור


מה אם כן היא המטרה הממוקדת?
- רק אתם תוכלו לומר.

אתם מכירים את סביבת העבודה שלכם, את הבעיות וההזדמנויות.
מצאו לכם משהו משמעותי לעשות, מחוץ למסלול העבודה השוטף - והחליטו לעשות אותו. דמיינו את התוצאה הסופית, את השלכותיה החיוביות. התמקדו בחשיבה כיצד התוצאה נראית בסוף, במקום חשיבה כיצד להתחיל. ברגע שתדעו מה היא התוצאה הרצויה - יהיה לכם קל הרבה יותר גם להתחיל.

הקבלה כמעט ישירה לעצה הזו היא גישת ה Lean Startup:
ב SCRUM נהוג שמשימה מוגדרת באופן הבא: "משתמש מסוג X הייתי רוצה ללחוץ על כפתור ולהזמין חברים למערכת".
ב Lean Startup על משימה להיות מוגדרת כך: "אנו מעריכים שיכולת הזמנת חברים למערכת תוסיף y% לכמות המשתמשים החדשים המצטרפים כל חודש. נוסיף כפתור שיאפשר למשתמש להזמין חברים למערכת".

בשני המקרים בהתמקדות ב"תמונה סופית" שיכולה למקד אותנו לפעולה, אבל שימו לב לתוצאה:
פעם אחת - ה"תוצאה" היא קיום של כפתור שעושה משהו (גם כשיהיה כפתור - לא בטוח שישתמשו בו).
פעם שנייה - ה"תוצאה" היא שיפור במדד עסקי ברור.

ע"פ Lean Startup, אם התוצאה הצפויה לא הושגה שוקלים, בכל שלב, אם לעשות עוד איטרציות של שיפורים ואף שינויים מהותיים - עד שמשיגים אותה.

התמקדות בשיפור מדד עסקי היא כמובן אפקטיבית יותר מהתמקדות בקיום של אלמנט כזה או אחר במערכת (שלוגית - לא מבטיח דבר).

כלומר: אנשים אפקטיביים בוחרים לעצמם מטרות ברורות. הם מתמקדים בתוצאה הסופית, ולא בתמונת תחילת-הדרך. ככל שהתוצאה אליה הם מתמקדים תהיה "מהותית" יותר - כך הם יהיו אפקטיביים יותר.



סיכום


"שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" הוא נכס צאן-ברזל בעולם העסקים של ימנו, וכנראה אף מחוץ לו.
הוא מציג הנחיות מעשיות לאנשים - כיצד לשפר את האפקטיביות שלהם, לא "בנקודות" - אלא כ"קפיצת מדרגה".

בפוסט (להלן פוסט ההמשך) עברנו על שניים מתוך העקרונות ("הרגלים"). אני מקווה שהצלחתי לזקק את העיקר שבהם.
כמובן שהכנסתי מעט טון אישי, אבל אחרת - מה היה הטעם בפוסט?

מה החידוש לאנשי תוכנה? לא הרבה. הספר עצמו הוא מעט "רוחני" בצורה שלדטרמיניסט שכמוני הייתה מעט לא נוחה. אני חושב שהפוסט הנ"ל הוא יחסית קונקרטי, בצורה שאני הייתי רוצה לצרוך את הדברים.

תגובות והערות יתקבלו,כרגיל, בשמחה!

שיהיה בהצלחה!



----

[א] - ע"פ הספר "The Power of Habit" - ספר מעניין שבמקרה, או לא במקרה, שייך לקבוצה לא קטנה של ספרים פופולריים שעוסקים בהרגלים.

[ב] קיצור של Also Known As. השימוש בו נעשה כמחווה לסדרת הטלויזיה Jessica Jones - בה אני צופה בימים אלו. הסדרה היא בהחלט הפתעה נעימה.




5 תגובות:

  1. איזה קטע, בידיוק עכשיו אני מאזין לספר הזה דרך audible, לקראת הסוף, אכן ספר מומלץ

    השבמחק
  2. דווקא נחמד לצאת מעולם הביגדאטה וביזור ולקבל תובנות ממקום אחר. נהניתי תודה.

    השבמחק
  3. אהבתי את ההשוואה בין SCRUM ל Lean Startup.
    זה ממחיש את הנקודה בצורה מעולה.

    השבמחק
  4. קודם כל תודה!, נהנה לקרוא את הפוסטים שלך
    נראה לי שכיום בהרבה מהמיקרים האתגר בחיבור האנשים והנעת האנשים היא אתגר יותר קשה מהטכנולוגיה
    הטיפים שרשמת, אלה דברים שגם אם מכירים אותם כבר מסדנאות ניהול, כדאי להיזכר בהם שוב מפעם לפעם

    השבמחק
  5. מדהים. כרגיל צורת הכתיבה שלך ממש טובה. באמת ש"החומר" עובר ממש טוב. יש המון עניין ורצון לקרוא עוד.. תודה ומקווה שיהיו עוד פוסטים מסוג זה

    השבמחק