2020-03-14

עבודה מרחוק (וירוסים, קדמה, או סיבות אחרות)

נראה שהמשק בדרך להשבתה, ועובדי ההייטק עוברים לעבודה מהבית. זה סגנון עבודה ידוע בתעשייה, יש חברות שעובדות כך מתוך אידאולוגיה (למשל: MySQL עובדים מ 35 מדינות שונות) - אבל לרובנו זהו שריר לא מפותח. אנחנו לא רגילים לצורה הזו של עבודה.

השאלה הראשונה שעולה היא ״איך מתמקדים בעבודה ולא ׳זולגים׳ פעם אחר פעם לפייסבוק או קאנדי קראש (או מה שפופולארי עכשיו)?״

השאלה השנייה היא - ״איך לעזאזל אני יכול להתרכז בעבודה עם ילדים בבית?״


אני אנסה לרכז כמה פרקטיקות לשאלה הראשונה.

אין לי תשובה לשאלה השנייה. בעיקר אני מכיר סיפורים כיצד זה לא עובד. יש רעיון של לישון בבוקר ולעבוד בערב - אני לא יודע למי וכמה זה הולך לעבוד.

עבודה מהבית היא לא בהכרח פחות יעילה, יש אינדקטורים שהיא יכולה דווקא יותר יעילה ולשפר את שביעות הרצון. היא בטוח חוסכת זמן וזיהום הנובעים מהצורך בתחבורה. יש טענה שוירוס הקורונה עשוי לגרום ל״קפיצת מדרגה״ של העולם בכיוון של עבודה / שירותים מרוחקים, תהליך שכבר מתרחש שנים רבות גם בחיינו הפרטיים (קניות, בנקים, רפואה, וכו׳).

ניסוי רחב היקף שנעשה בסטנפורד עם סוכנות נסיעות גדולה מסין, שהראתה שיפור עקבי בפריון בעקבות עבודה מהבית. יש עוד מחקרים שמראים מגמה דומה, אבל לא נתקלתי בכאלה שבחנו אלו אלמנטים מאפשרים את השיפור, ואלו מפריעים לו.


מה שונה בעצם בעבודה מבוזרת?


חברות מבוזרות מדגישות מאוד את העניין של הגיוס - לגייס אנשים בעלי משמעת עצמית, אחריות, ומוטיבציה - שיעבדו היטב בעבודה מרחוק. לעתים אפילו מחפשים אופי מסוים, כמו חברת Evil Martians שעבדתי איתה - שמגייסת סוג של טיפוסים, שלא תמיד אופטימליים לעבודה במשרד. מן חבורת אינדבידואליים כאלו, שקל להם להתחבר יותר ב remote...

האם באמת ״היכולת לעבוד מרחוק״ היא תכונת-אופי, או סביבת-עבודה ותרבות שכל אדם יכול לאמץ? אין לי תשובה ברורה - אבל אני מאמין שהתשובה היא איפשהו באמצע.

במקרה של רובנו - העבודה מרחוק כרגע ״נפלה״ עלינו בלי להתחשב ברצונותנו. הארגון שלנו לא גייס אותנו בגלל ש״אנחנו מתאימים לעבודה מרחוק״.

מה זה אומר, ״לעבוד יעיל״ מרחוק?


כלים

מחשבה ראשונה נפוצה, היא שעבודה מרחוק היא עניין של תפעול כלי-תקשורת (סלאק, זום, מייל, גוגל דרייב, trello, וכו׳).

תגידו, אם מסירים את הכלים הללו בארגון שלכם, בו כל העובדים מגיעים למשרד - מה יהיו ההשלכות?
כבר היום - אנחנו תלויים בכלים הללו עד לצוואר. בעבודה מרוחקת - אנחנו תלויים בהם קצת יותר. הכלי החדש המשמעותי ביותר עבורכם - יהיה כנראה הטלפון. אני מניח שאתם לא מתקשרים הרבה בין אנשים במשרד.

אתם יכולים לחפש כלים חדשים ומגניבים, והם יכולים לעזור - אך לא זו מהות העבודה מרחוק.


טריגרים

המוח שלנו עושה הרבה עבודה שאנו לא מודעים אליה. כאשר אנחנו עוברים context-switch במהלך יום העבודה, ישנם רגעים בהם אנחנו מסתכלים סביב ושואלים את עצמנו: ״שניה! איפה אני? מה קורה עכשיו?״. השאלה והתשבה הן דיי מיידיות - ואנחנו לא שמים לב אליהן.

אם התשובה לשאלה הראשונה היא ״במשרד״, ההקשר המיידי הוא ״אנחנו בעבודה. בואו נחשוב מה עלינו לעשות שקשור לעבודה״.

אם התשובה לשאלה הראשונה היא ״על הספה בסלון. בפיג׳מה״ - יש מגוון תשובות שונות שעשויות לקפוץ לנו לשאלה השנייה מלבד ״אנחנו בעבודה. בואו נחשוב מה עלינו לעשות שקשור לעבודה״. זה טבעי.





הפער הגדול ביותר, כנראה, בין עבודה במשרד לעבודה בבית, היא שבמשרד יש לנו הרבה טריגרים (triggers) המחברים אותנו לעשייה של מקום העבודה שלא קיימים בבית. בבית אפילו יש לנו טריגרים מבלבלים אחרים (ספה, טלויזיה, מקרר, רשימת סידורים על המקרר, X-Box, משפחה, לא חסר...) - המקשרים אותנו לדברים אחרים.

הדרך ליעילות בעבודה ביתית, כך אומרים, היא בשימור מאסה מספיק גדולה של טריגרים שיקשרו אותנו לעשייה של הארגון שלנו.

למשל: מומלץ מאוד בבוקר להתלבש יפה, גם בעבודה מהבית. כדאי לשבת בפינת עבודה נוחה שהצלחנו לסדר - ולא לעבוד מהמיטה (החמה, והנעימה!) או מהספה. שיחת-וידאו עם הצוות בתחילת יום העבודה, בה אנו רואים את הפנים של חברנו לצוות, שגם עליהם רואים ש״באו לעבוד״ - גם היא עוזרת.

ישנם מקצועות שבהם יש הרבה טריגרים חיצוניים שיקשרו אתכם לעבודה. דוגמה קיצונית: שירות לקוחות בה הטלפונים לא מפסיקים לצלצל. במקצוע הנדסת התוכנה - יש פחות טריגרים כאלו מובנים.
אם הצוות שלכם עובד ביחד ובאצוות קטנות (small batches) - יהיו לכם באופן טבעי יותר טריגרים. עבודה ב״ספרינטים״ ארוכים (נאמר: חודש) - היא הרבה יותר מאתגרת.

פנו זמן לשיח עם המנהל שלכם ועם חברים לצוות, גם כשאין לכם משהו קונקרטי לשאול או לספר. עצם השיחה היא מחברת, ויכולים להעלות בה נקודות מעניינות ורלוונטיות. סיכוי טוב, שגם המנהל / חברי-הצוות יעריכו את זה.


הנה תצורה של שומר-מסך שאני מנסה, בכדי להבין אלו הפסקות לקחתי. הוא מופעל אחרי 5 דקות.
אולי אכתוב שומר מסך שסופר דקות מרגע ההפעלה. לא מצאתי כזה למק, אבל כן מצאתי לחלונות.



גבולות

טוב לעשות הפרדה ברורה ככל האפשר בין ״בית״ ו״עבודה״. זה דיי מתיש רגשית לשבת 16 שעות ביום באותו החדר. מתי נגמרת העבודה? מתי היא מתחילה? נסו לסדר לעצמכם חלל עבודה שאתם לא שוהים בו בד״כ, אפילו: חדר של ילד או חדר-מחסן (מספיק מרווח) - עשויים להיות טובים.

כלל נוסף שיש כאלו שמאמצים: לא לענות לטלפון של הבית או לפתוח את הדלת: ״אני לא בבית״. בימי הקורונה בה ידוע שאתם בבית - זה קצת יותר קשה.

איזון

ההמלצה היא לעבוד באינטרוולים: 45-60 דקות אינטנסיביות, ואז כרבע שעה הפסקה. הפסקה יכולה להיות להכין לעצמכם תה ירוק (קפה זה אאוט?), לצאת לגינה לסיבוב קצר, או סתם לקרוא חדשות.
במשרד ההפסקות הללו נוצרות מעצמן: הליכה לחדר ישיבות או חיפוש של מישהו שאתם זקוקים לתשובה ממנו, שיחת מסדרון אקראית, וכו׳.
בבית, אם הצלחתם לסדר לעצמכם סביבה שקטה - לא יהיו הפרעות, אבל עדיין המוח זקוק להפסקות.

כשהעבודה מהבית מצליחה להיות יעילה - שבחו את עצמכם. זה הישג, וזה לא מובן מאליו!


תקשורת 

בעבודה מרחוק, אנחנו במצב של Interconnectedness. זרימה של מידע היא פחות טבעית - אך היא עדיין חשובה להצלחת הארגון. מה שבמשרד יכול להיות הרמת קול קלה ״דוד, אתה זוכר שמשה עולה לפרודקשיין עוד שעה עם ה ...?" - הוא פחות טבעי ב Remote. אתם לא רואים או שומעים אף אחד, ואתם אולי גם לא יודעים איך אחרים נוהגים.
נסו בצורה יזומה לשים לב לרמזי מידע שעשויים להיות רלוונטים לחברי הצוות - ולשתף אותם. גם כאשר הם לא בסביבה - המשיכו לחשוב על חברי הצוות / שאר חברי הארגון.

האם תמונה של חברי-הצוות על שולחן-העבודה יכולה לעזור? זו עצה כבר יותר ״רכה״. נסו ותראו.


הרבו בתקשורת בפורום קטן (למשל, צוות), מעטו תקשורת בפורום הכללי.

בכדי לנסות ולשמר את התקשורת, אנשים עשויים להתחיל ״להפציץ״ את הפורום הכללי. זה לא מועיל כי זה הרבה אנשים יקראו הרבה הודעות לא רלוונטיות, ויפספסו יותר הודעות שהן כן רלוונטיות.

יש ערך בפורום הקטן גם להודעות פחות עניינות, אך עדיין משתפות: ״נו, איך הולך? סיימתי עכשיו Refactoring מה-זה מעצבן. עבדתי עליו 3 פעמים״ או אולי סתם ״השכן שלי התחיל לשאוב את הבית. לא היה יכול לעשות את זה לפני הקורונה?״.
הודעות כאלו אולי לא תורמות לעניין ההנדסי, אך הן מהוות טריגר טוב לקשר בין אנשים בחברה ושגרת העבודה שלהם.

מצאו את הכלים והכללים הפנימיים של הצוות לתקשורת אפקטיבית. למשל: שמעתי על צוות שמשתמש בסימן 📪 בכדי לסמן שדיון נסגר, או מבקש מאנשי הצוות להקפיד להגיב ב 👍 אם משהו בסדר במחינתם, ואין להם מה לומר. מי שמגיע לדיון באיחור - יכול להבין מה בדיוק קרה ואיך/אם הוא נסגר.

שפרו תקשורת טכנית

Technical communication skill - היא מיומנות חשובה, בלי קשר לעבודה מרחוק:
  • לתמצת רעיון טכני ולהסביר אותו בפשטות. למשל: השמטת פרטים טפלים, שימוש במטאפורות מוצלחות וכו׳.
  • להבין מי הקהל, מה מידת ההבנה שלו בנושא, ומה מעניין אותו - בכדי להתאים את ההסבר לקהל.
  • להקשיב לשאלות / דאגות של המאזינים - ולהצליח להתייחס אליהן בצורה יעילה.
במשרד המשותף, לרוע המזל, המיומנות הזו לא מתפתחת באופן מיטבי: תמיד יכול להיות מישהו בסביבה ששומע בחצי אוזן את השיחה, או קל מאוד לצרף אותו לדיון - והוא יתערב ויעזור.

בעבודה מרחוק, המיומנות הזו חשובה, וקשר יותר להוסיף ״מגשרים״ שישפרו את התקשורת הטכנית ביני ובין פלוני. אם מישהו עובד ב Shift של שעות מכם - יש הבדל גדול אם מייל אחד מעביר את הנושא או צריך שרשרת של תחלופות מיילים: כל תחלופה עשויה להתארך overnight - מה שיכול ליצור דיון ארוך בצורה איומה.

שימו לב לתקשורת שלכם עם אנשים אחרים. כמה הודעות אתם מחליפים עד שמבינים אחד את השני? כמה חוסרי הבנות נוצרים? - נסו להיות מודעים להיבט הזה ולשפר אותו. השיפור הוא הדרגתי ואורך זמן.

בתקשורת יותר verbose (למשל מייל או מסמך), נסו להקדיש עוד כמה דקות לפני השליחה, ולדמיין אחד מהנמענים קורא את מה שכתבתם. שפרו עד שהמסר יהיה חד וברור.

עד כמה הצלחתם? כמה שאלות עלו? - יש לכם מירב הזדמנויות לשפר את המיומנות החשובה הזו.


ניהול אנשים מרחוק


יש גבול עדין בין לעקוב אחרי ביצועים ויצירת אווירה של אי-אמון.

החשש הגדול ביותר של מנהלים בעבודה מרחוק הוא כנראה: ״כיצד אני יודע שהם בכלל עובדים?״


שעות עבודה

לנסות ולבדוק שהעובדים בצוות שלכם תמיד ״online״ בכלים השונים, או כמה מהר הם מגיבים להודעה בסלאק - היא לא דרך יעילה לדעת זאת, ובד-בדד מייצרת מהר תחושה של אי-אמון.

אנשים בבית יעשו הפסקות ולא יהיו מחוברים כל הזמן, וזה טבעי. זה ממש מתיש לשבת 4 שעות ברציפות על מחשב מבלי לעשות הפסקה. כנראה שעדיף שהעובדים שלכם לא יעשו את זה. גם במשרד אנחנו כמעט ולא עושים את זה - פשוט אנחנו פחות שמים לב.

במקום לנסות ולנטר את העובדים שלכם, עזרו להם לייצר טריגרים - שישאירו אותם מחוברים (מנטאלית) ו engaged לעשייה של הארגון.

יותר מזה: נסו לכבות את ה "online indicators״ בכלים בהם אתם עובדים, אולי תגלו שעדיף בלעדיהם.


השקעה מול תפוקה

בתעשייה תמיד נוהגים לומר שמה שחשוב זה העבודה שנעשית, ולא השעות שלוקח לעשות אותה. ברוב המשימות בתוכנה - קשה מאוד להעריך מהי עבודה יעילה ומה לא, ולכן קשה ליישם את העיקרון היפה הזה.

אם אתם עובדים בארגון של CI, אז יש לכם כלל חשוב שאומר: ״כל מפתח מבצע לפחות commit ל master כל יום״. בעבודה מרחוק אני חושב שרלוונטי אפילו יותר לוודא שהכלל הזה עובד. מעורבות שלכם בקוד ומתן הערות - יעזרו לשמר אווירת עבודה. אם מישהו לא ביצע commit כבר יומיים - זה אולי מקום להעיר לו, ולשפר את הפרקטיקה:
  • סגנון פחות מוצלח: ״לא עשית commit היום! איך אני יודע שאתה עובד?״
  • סגנון יותר מוצלח: ״עבודה ב batches קטנים היא יעילה יותר בכלל, אבל היא גם עוזרת להישאר מחובר לארגון שלנו ולקצב העבודה. בוא נעשה מאמץ לשמר את הכלי הזה״.


מוטיבציה

חשוב להניח שאנשים רוצים להצליח בעבודה שלהם, גם בתנאים פחות נוחים שנכפו עליהם. עליכם כמנהלים להתמקד בלעזור להם להגיע למטרה הזו, לא במיקרו-ניהול - אלא כאדם בוגר לאנשים בוגרים.
חשוב לתת לעובדים מרחב, שימצאו את האופן שעובד עבורם להישאר מחוברים לעשייה של הארגון. סביבת העבודה (בית, משפחה) והאופי הם שונים בין עובד ועובד - ולכם כמנהלים יש מעט מאוד תחושה מה באמת האילוצים וההזדמנויות של כל עובד ועובד.

עבודה מרוחקת מגבירה את הצורך של העובדים בחיבור ומוטיבצה למה שהם עושים: ״מה המשמעות של מה שאני עושה?״, ״מי מחכה לזה?״, ״כמה חשוב לעשות את זה טוב?״, וכד׳.

יותר יעיל להתמקד בשאלות הללו ולגרום לכך שיהיו להן תשובות מוצלחות, מאשר לחשוב ״האם העובד שלי באמת יושב ועובד?״.

Batches קצרים (ימים!, לא שבועות), הגדרת הפיצ׳רים בצורה מדידה, חיבור המפתח ללקוחות שלו (לקוחות קצה, או המפתח הבא שישתמש בפיצ׳ר), וכו׳ - הם כלים חשובים אפילו יותר בעבודה מרוחקת.


דרך אפשרית לחבר עובדים להתמודדות עם המצב הקיים היא להזכיר להם שהעולם מתקדם לאיטו לכיוון של יותר עבודה מבוזרת. עובדים בהייטק מאוד מיודעים ומחוברים ל״תעסוקתיות״ שלהם. היזכרו כמה עובדים היו מעוניינים להתנסות בטכנולוגיה בכדי ״להוסיף שורה לקורות החיים שלהם״.

יש לנו פה הזדמנות אמיתית להתנסות בעבודה מרוחקת, ולנסות לעשות אותה יעילה. האם זה משהו שניתן להצטיין בו? האם זו לא עוד ״שורה לקורות החיים״?


פערי זמן

בחברות שעובדות ב remote פערי זמן לרוב נוצרי בגלל איזורי-זמן (Timezones) שונים. במצב הנוכחי שלנו עם הקורונה, יתכנו פערי זמן כי חלק מהעובדים ייצרו פערי זמן בכדי לעבוד בשעות יעילות יותר. למשל: לישון בבוקר - ולעבוד אחר הצהריים לתוך הלילה, כאשר הילדים עייפים יותר ומול הטלוויזיה.

פערי-זמן היא קודם כל מעמסה על ראש הצוות. הרצון לשוחח באונליין עם כל חברי הצוות יכולים לדרוש מהמנהל לעבוד בשעות שהוא לא תכנן לעבוד בהן. (למשל: לפצל את שעות העבודה שלו ל 4 שעות בבוקר, ו 4 שעות בערב).

תפקיד ראש צוות הוא תפקיד דורשני - ועבודה מרחוק עשויה להפוך אותו לדורשני אפילו יותר. אני מניח מהכרותי עם מנהלים רבים שהם יקחו על עצמם את המשימה, ולא ימנעו מעובד בצוות לעבוד בשעות הלילה.

פערי זמן דורשים גם אחריות ותכנון נוסף מהחברים בצוות, ונכון שהמנהל ידרוש זאת. על כל עובד לנהל את סדר היום שלו לפי ה Shifts שקיימים בצוות. למשל: אני יוצא מ shift עוד שעתיים ואני יודע שיש עבודה שאנשים ב Shift אחר מחכים לה - עלי לשנות את סדר העדיפויות ולספק להם תוצרים ראויים בכדי לאפשר המשכיות של העבודה. ההמשכיות של העבודה צריכה להיות דאגה משותפת של כל חברי הצוות.

מה לגבי סנכרון? איך מקיימים פגישות עם אנשים בשעות שונות?
פערי זמן אומרים פחות פגישות משותפות, ויותר עבודה א-סינכרונית (סלאק, אימייל). עבודה א-סינרונית דורשת תקשורת טכנית טובה יותר (נושא שדרוש שיפור בהייטק הישראלי, ובכלל) - אבל היא אפשרית.

האם עובד שמתחבר 5 שעות אחרי כל השאר יכול בקלות יחסית להשלים את שרשרת האירועים והדיונים שהיו? בכדי להצליח - חשוב שזה יהיה אפשרי, קרי: יש לייצר תיעוד ושיתוף של מה שמתרחש. הייתה לכם שיחת טלפון חשובה בין 3 מפתחים? כתבו 2 שורות בסלאק של הצוות עם הסיכום שלה.


סיכום


אנו שותפים עכשיו לארוע עולמי ודרמטי, שקשה עוד לדעת כיצד יתפתח. וואהו.

שיהיה בהצלחה!




קישורים רלוונטיים:

כנס WWDC 2020 של אפל יהיה רק אונליין. אני צופה שעוד ועוד כנסים יהיו אונליין, והמגמה הזו תמשיך גם אחרי שסכנת הקורונה תחלוף. הנה דוגמה לכנס אונליין ישראלי.

״תקועים בבית?״ - סט פעילויות איכותי לילדים של מכון דוידסון



6 תגובות:

  1. וואוו, כמה רעיונות טובים! תודה ליאור!

    השבמחק
  2. אחלה פוסט - מאד שימושי!

    השבמחק
  3. כרגיל פוסט מעולה,וכיף לקריאה בעברית! בול מה שהייתי צריך לקרוא במקום חדשות. תודה.

    השבמחק